Panduan Pengelola Perpustakaan

Mulai dari mana?

Satu perpustakaan boleh punya lebih dari satu pengelola, dan satu akun boleh mengelola lebih dari satu perpustakaan. Kalau Anda mengelola beberapa, panel menampilkan pilihan perpustakaan di bagian atas.

Akun

• Belum punya akun? Akun dibuatkan otomatis saat Anda mengirim formulir pendataan (bagian Akun pengelola: email dan password minimal 8 karakter).
• Sudah punya akun (atau dibuat rekan pengurus)? Jangan buat baru. Di bagian Akun pengelola, klik Masuk di sini tanpa meninggalkan formulir. Isian formulir tidak hilang.
• Lupa password? Gunakan Lupa password, lalu ikuti email yang dikirim.
• Menjadi pengelola tidak otomatis. Akun tertaut ke perpustakaan setelah pengajuan pendataannya disetujui admin.

Mendata perpustakaan

Langkah 1 — pilih tujuan

Daftarkan baru, atau koreksi data yang sudah ada. Cara cepat untuk koreksi: buka halaman perpustakaan Anda lalu klik Perbarui data ini — formulir langsung terisi data yang tayang. Perpustakaan dan komunitas literasi didata lewat formulir yang sama; komunitas boleh nomaden atau menunjuk tempat yang menjadi basis kegiatannya.

Langkah 2 — isi bagian-bagiannya

• A. Kontak — nama, penanggung jawab, WhatsApp, alamat, kota/kecamatan.
• B. Profil — jenis, deskripsi, jam buka, kapasitas, logo, foto.
• C. Fasilitas.
• D. Keanggotaan API — lihat bagian berikutnya.
• E–G — program anggota, iuran, dan bukti bayar (khusus anggota).
• Titik peta — geser pin tepat ke bangunan Anda.
• Akun pengelola.

Tanda * berarti wajib. Saat mengoreksi, isian yang Anda ubah ditandai dan nilai tersimpannya ditampilkan.

Langkah 3 — kirim dan tunggu

Pengajuan masuk antrean admin dan baru tayang setelah disetujui. Setelah disetujui, data tayang dan akun Anda tertaut sebagai pengelola, sehingga perpustakaan Anda muncul di panel pengelola.

Keanggotaan API

1. Ya, anggota resmi — membayar kas Rp 50.000 per bulan (di muka, boleh beberapa bulan sekaligus) dan mengunggah bukti transfer.
2. Ya, anggota tanpa kas — untuk perpustakaan yang belum sanggup membayar kas. Wajib mengisi alasan dan kontribusi pengganti (mis. jadi tuan rumah kegiatan, relawan, publikasi, donasi buku, ruang titik koleksi). Tidak ditagih dan tidak pernah berstatus menunggak. Admin menilai alasan dan tawaran Anda saat meninjau.
3. Tidak sekarang — hanya mendata perpustakaan.

Anggota juga mengisi Program Anggota: Koleksi Bersama (poster, buku, titik koleksi) dan Program Paspor (cap kunjungan, hadiah, penjualan paspor). Jawabannya bisa diubah kapan saja di panel.

Sudah mendata tanpa jadi anggota, lalu ingin bergabung? Ajukan dari Perpustakaan Saya di panel. Pengajuannya diperiksa admin; status anggota tidak bisa diubah sendiri.

Panel pengelola

Masuk lalu buka /kelola. Menu di grup Milik Saya:

Perpustakaan Saya

Sunting profil sendiri: alamat, jam buka, deskripsi dan cerita, logo, sampul dan galeri (maksimal 5 foto), kontak, fasilitas, titik peta, dan jawaban program anggota. Perubahan profil langsung tayang, tanpa antre admin.

Kas & keanggotaan, Paspor, dan Sertifikat

Urusan keanggotaan dibagi tiga menu di grup Perpustakaan: Kas & keanggotaan(status kas, perpanjang, riwayat pembayaran), Paspor (pesan stok, lapor penjualan dan setoran), dan Sertifikat (cetak sertifikat keanggotaan). Penjelasan lengkapnya ada di bagian Kas & paspor.

Acara Saya

Daftar acara perpustakaan dan statusnya (Tayang, Menunggu Tinjauan, Ditolak). Acara baru diajukan lewat /events/ajukan dan tayang setelah disetujui admin.

Artikel Saya

Tulis artikel atas nama perpustakaan. Artikel berstatus Draft atau Menunggu Tinjauan masih bisa disunting atau dihapus; setelah Tayang, tidak bisa disunting dari panel.

Formulir Saya

Buat formulir sendiri (pendaftaran kegiatan, survei, dsb.), atur status Draf / Dibuka / Ditutup, dan lihat jawaban yang masuk. Bagikan tautan /f/nama-formulir.

Cap Kunjungan

Setiap pengunjung punya Paspor Perpustakaan (nomor dan kode QR di Kunjungan & minat). Di menu Cap kunjungan ada tiga cara memasukkan nomornya:

• Ketik nomor: ketik nomor paspor pengunjung, pastikan namanya, lalu cap.
• Pindai QR: buka kamera dan pindai kode QR pengunjung. Bisa ditambahkan ke layar utama HP agar langsung terbuka dalam mode ini.
• Scanner barcode: untuk perpustakaan yang punya scanner USB atau Bluetooth. Tidak perlu pengaturan: kolomnya otomatis terfokus, arahkan scanner ke barcode di paspor.

Pada mode kamera dan scanner ada pilihan Cap otomatis setelah terbaca untuk antrean panjang; kalau dimatikan, hasilnya tampil dulu dan Anda menekan tombol Cap.

Pengunjung juga bisa check-in sendiri dari halaman perpustakaan.

Kas & paspor

Status kas

Perpanjang keanggotaan

1. Bayar lewat transfer ke rekening atau scan QRIS, keduanya tertera di bagian Rekening & QRIS.
2. Klik Perpanjang keanggotaan.
3. Pilih periode mulai (otomatis terisi periode berikutnya) dan jumlah bulan (1–24). Nominal dan masa berlaku baru dihitung otomatis.
4. Isi tanggal dan cara bayar, unggah bukti transfer (JPG/PNG/PDF, maksimal 8 MB), lalu kirim.

Laporan berstatus Menunggu diperiksa sampai bendahara memverifikasi; selama itu masa berlaku belum bertambah. Periode yang sudah tercatat atau sedang diperiksa tidak bisa dilaporkan lagi.

Pesan paspor (PO)

Hanya untuk perpustakaan anggota. Buka menu Paspor, klik Pesan paspor, pilih sistem dan jumlah (kelipatan 20 pcs):

• Reseller — tebus stok di muka Rp 32.500 per paspor; wajib unggah bukti transfer.
• Konsinyasi — stok dititipkan tanpa uang di muka. Setiap paspor terjual, Anda menyetor Rp 42.500 ke asosiasi; sisa dari harga jual menjadi bagian perpustakaan.

Pesanan menunggu persetujuan bendahara/admin. Setelah disetujui, stok muncul di tabel Stok paspor sebagai batch; kalau ditolak, alasannya tampil di riwayat pesanan. Maksimal dua pesanan boleh menunggu sekaligus.

Mengurus stok paspor

• Lapor penjualan — isi jumlah terjual dan dikembalikan. Angka terjual hanya boleh naik; kalau salah catat, hubungi bendahara.
• Lapor setoran — untuk konsinyasi atau sisa tagihan. Isi jumlah pcs (kosong = lunasi seluruh sisa) dan unggah bukti transfer. Menunggu verifikasi bendahara.
• Kolom Belum disetor menunjukkan sisa tagihan; Lunas berarti beres.

Anggota tanpa kas

Tab menampilkan alasan dan kontribusi pengganti yang Anda ajukan. Tombol perpanjang tidak tersedia. Ingin beralih ke kas berbayar? Hubungi bendahara.

Sertifikat keanggotaan

Perpustakaan anggota bisa mencetak sertifikat keanggotaan secara otomatis. Sertifikat berlaku untuk rentang bulan — dari bulan awal sampai bulan akhir, misalnya Oktober – Desember 2026 — dan menyatakan perpustakaan Anda adalah anggota aktif selama rentang itu. Kalau yang tercatat baru satu bulan, yang tertulis satu bulan saja.

Cara mencetak

1. Buka Beranda lalu klik Cetak sertifikat (rentang aktif terakhir sudah terisi), atau buka menu Sertifikat untuk memilih rentang sendiri.
2. Di menu Sertifikat, pilih bulan Dari dan Sampai. Isian awalnya rentang aktif terakhir Anda, jadi sering tinggal klik.
3. Klik Buka sertifikat, lalu Cetak / Simpan PDF (kertas A4 lanskap).

Rentang mana yang bisa dicetak?

• Setiap bulan dalam rentang harus sudah tertutup kas yang terverifikasi bendahara. Laporan yang masih Menunggu diperiksa belum dihitung.
• Satu bulan yang bolong (menunggak, atau hanya dihapus tagihannya) membatalkan seluruh rentang. Cetak dua sertifikat terpisah untuk dua rentang yang terputus.
• Untuk anggota tanpa kas: bulan berjalan.
• Satu sertifikat paling lebar 36 bulan.

Memeriksa keaslian

Setiap sertifikat memuat kode (mis. LB-12-202610-1A2B3C4D) dan kode QR. Siapa pun bisa memindainya atau membuka /sertifikat untuk memastikan sertifikatnya asli dan perpustakaan tersebut memang anggota aktif pada seluruh bulan yang tertera. Kode QR itulah tanda tangan elektronik sekretariat API di sertifikat. Kode tidak bisa dipalsukan, dan hasilnya selalu dicek ulang terhadap catatan keanggotaan.

Tanya jawab

Muncul “Email ini sudah punya akun” saat mengirim formulir.

Email akun itu sudah terdaftar. Panel masuk terbuka di bagian Akun pengelola; masuk dengan password akun tersebut, lalu kirim lagi. Isian formulir tetap aman.

Rekan saya sudah mendaftar, tetapi saya tidak bisa mengelola.

Satu perpustakaan boleh punya beberapa pengelola. Kirim pengajuan koreksi dari akun Anda (Perbarui data ini); setelah admin menyetujui, akun Anda ikut tertaut.

Profil sudah diubah, kapan tayang?

Langsung, kalau diubah lewat Perpustakaan Saya. Perubahan lewat formulir pendataan menunggu persetujuan admin.

Sudah transfer tetapi masih menunggak.

Pastikan Anda sudah menekan Perpanjang keanggotaan dan mengunggah bukti. Transfer saja tidak tercatat; laporan harus diverifikasi bendahara dulu.

Tombol Pesan paspor tidak ada.

Fitur ini khusus anggota. Ajukan keanggotaan dari Perpustakaan Saya.

Siapa yang saya hubungi?

Gunakan halaman Kontak, atau hubungi pengurus API Bandung.